見積・注文・問い合わせで、手が足りない。
ゴール：担当者が変わっても、次にやる仕事が分かる。繰り返す作業を減らし、お客さまを待たせない。
メールや表計算に情報が分かれ、同じ内容を入力し直す。進み具合を確かめるだけで時間がかかる。まずは1件の注文をたどり、手間がかかる場所を見つけます。
見積もりに追われる
毎回同じ条件を確認して、金額を計算している。
注文の進み具合が分からない
担当者に聞かないと、次の作業や期限が分からない。
問い合わせが増えて回らない
繰り返す質問への回答と、個別の判断が必要な相談が混ざっている。
まず、1件の仕事を見える形に。
最初から全業務を変える必要はありません。よくある注文をひとつ選び、問い合わせ・見積もり・注文確定・発送・購入後の案内まで、誰が何をするかを記録します。
自分で始められる3つの手順。
作業と転記を数える。
どこから情報を受け、どこに入力し、誰に渡すかを書き出します。1回にかかる時間と月の回数を記録します。ステータスごとの次の動きを決める。
「見積待ち」「確認待ち」「入金待ち」「発送待ち」など、実際の業務に合わせて、担当者・期限・案内内容を決めます。共通ルールと例外を分ける。
定型の計算・通知・入力と、金額の承認やトラブル対応など人が判断する作業を分けます。まずは定型部分から改善します。
記入ドリル ／ 注文ステータスに応じたアクション
対象の商品・サービス：＿＿＿
注文ステータス：＿＿＿ ／ いつから何日以内：＿＿＿
やること：＿＿＿ ／ 担当者：＿＿＿
お客さまへの案内：＿＿＿ ／ 次のステータス：＿＿＿
自動で進めてよい条件：＿＿＿
人に確認する条件・引き継ぎ先：＿＿＿
効果の大きい作業から、仕組みにする。
月の作業時間 ＝ 1回の作業時間 × 月の回数
回数が多い転記や定型の通知は、改善効果を確かめやすい候補です。削減できる時間だけでなく、遅れや入力ミス、お客さまの不便も確認して順番を決めます。
既存ツールの設定で解決できることは、そのまま生かします。見積もりの条件が独自、複数のシステム間で転記が多いなど、汎用ツールだけではつながらない部分を個別に開発します。
売る現場で、こうした仕組みをつくってきました。
自動見積もり＋チャット
オリジナルウェアの制作サイトで、金額の確認から要望のすり合わせまでをつなぐ仕組みを開発しました。
購入後の利用支援
専門サービスではカスタマーサクセスを自動化。利用者の増加と保守コストの低下につながりました。
ECと物流・社内業務の連携
自社ECのSitekittは、ロジレス・GoQSystemや社内の給与システムとの連携など、運用に合わせたカスタマイズに取り組んでいます。
改善した後も、運用しながら育てる。
自動化を入れたら、作業時間・遅れ・入力ミスと、お客さまの使いやすさを確認します。商品や注文量が変われば、ルールも更新。保守と継続的なアップデートで、実際の仕事に合う仕組みに育てます。
人手不足の原因が、販売前の説明不足や複雑な物流にあることもあります。「商品をつくる・集客する・販売する・届ける・経営」の全体から、先に手を入れる場所を確かめます。
たっきゅんの主な支援は、個別開発＋継続改善です。現在の業務を聞き、改善する範囲と費用・納期をご提示します。最初の相談では、繰り返している作業と、いま使っているツールが分かれば十分です。